GoldTrade Manual chapter 9

第九章會計總賬

『金貿易』標準版包括的“簡易會計”只適用於不須計算整盤賬項、將賬項交給會計師樓處理或使用其他會計系統的公司。

如用戶須要處理整盤賬目、更快明瞭公司的財政環境或細節、節省公司資源，那便須要附加“會計總賬”。

這部份除了加上會計總賬外，應收及應付賬和簡易會計也有分別；而操作的形式也有所不同。其中一樣重要的分別便是：在使用任何功能前必須預先設定會計細節。

會計系統設定

還未開始設定前，用戶必須了解『金貿易』的會計結構。

『金貿易』的會計結構是將賬目分為三個層次，分別為：

第一層是“會計類別”，這包括資產、負債、收入、支出及股東權益，這全是系統預設的類別，用戶不能修改。

第二層是“賬目組別”，用戶可因應自己的須要編上個別的組別名稱，用戶可用數字、英文或中文作為組別名稱；如流動資產﹝Current.Asset﹞、固定資產﹝Fixed.Asset﹞、營運支出﹝Operating Expense﹞及銷售成本﹝Cost of Sales﹞等。

第三層是“普通賬目”，用戶可因應自己的須要編上個別的賬目編號﹝可用數字、英文或中文﹞；如銀行來往戶口用“HKB01”或“200100”或是“香港來往”均可。

列印資產負債表時便可以看到賬目的排列形式：普通賬目名稱會被排列在所屬的賬目組別之下順序排列，而不同賬目組別也被排列在所屬的會計類別之下，如下表所示。

會計類別

├賬目組別A

│ ├普通賬目名稱1 金額

│ └普通賬目名稱2 金額

│ 賬目組別金額

└賬目組別B

├普通賬目名稱3 金額

└普通賬目名稱4 金額

賬目組別金額

『金貿易』支援在普通賬目上設立不同的“項目”﹝Project﹞、“部門”﹝Division﹞、“組別”﹝Class﹞。即是在一般傳票上使用的普通賬目﹝如現金賬﹞均可選擇不同的項目、部門或組別。例如某項現金支出是屬於某一部門的，在輸入傳票時，便可選該部門的部門編號。

這樣的賬目分類方法，令用戶在有須要的時候，將賬目分類細分；例如不同的收入或支出歸納到不同的項目。

項目、部門或組別均可因應自己的須要自行設立及應用，用戶當然可在不同的報表裏查出各項的數目，以便分析及管理。

項目﹝Project﹞

用戶須在使用前預先設定。建立的方法如下：

按下『金貿易』工具尺的第一項：「Tables資料庫」。

將游標移至「a.Account.Setup設定會計細節」﹝電腦會顯示下一層目錄﹞，然後再移至「a.Project項目」設定細節」及按鍵。

按下「New」按鈕建立新的項目。請輸入有關這項目的資料：

Name 名稱	這項目的名稱
Alias 代號	項目的簡短編號
Description 內容	項目的較詳細描述，可輸入較長的篇幅
Code 代號	客戶代號
Start 開始	項目的開始日期
End 完結	項目的完結日期
Currency 貨幣	項目估計的總額貨幣
Amount 總額	項目估計的總額
Handler 負責人	項目的負責人﹝只選一個﹞

其他的資料會從客戶資料庫抄過來，但用戶可以修改。

填完表格後，請按「Add」儲存。

如要查看現有的項目時，可將游標移至「a.Project項目」的下一格「b.Project.List項目列表」，輸入搜尋資料及按「Get」按鈕。

使用項目可從銷售合約開始，在建立合約時，在第四頁「註腳」選擇該合約所屬的項目。

發出發票時、項目和產品一樣被從合約抄到發票裏，如多張合約組合成一張發票，那麼該發票內的產品是從那張合約﹝不同的項目﹞來的會被記起來。

當發票過賬到「應收賬」時，發票內產品所屬的不同項目會被拆分為多條不同賬項，每條賬項為一個項目，這樣一張銷售傳票便可包含多個不同的項目。

項目不單可在應收賬處使用，還可在應付賬及總賬處使用。

採購的造法和銷售相似，在建立採購單時，在第四頁「註腳」選擇該合約所屬的項目。

發出收貨單時、項目和產品一樣被從採購單抄到收貨單裏，如多張採購單組合成一張收貨單，那麼該收貨單內的產品是從那張採購單﹝不同的項目﹞來的會被記起來。

當收貨單過賬到「應付賬」時，收貨單內產品所屬的不同項目會被拆分為多條不同賬項，每條賬項為一個項目，這樣一張採購傳票便可包含多個不同的項目。

『金貿易』沒有將項目鎖定，如用戶有修改某文件或傳票的權限，便可隨時修改。

有關項目的所有賬項都可以用「3.Audit.Trial審核賬目」﹝工具尺à 工作à 總賬à 審核賬目﹞來查閱或製作報表；而有關某個項目的損益表可從「6.P&L.Statement損益表」計算得來。

部門﹝Division﹞，種類﹝Category﹞

用戶須在使用前預先設定。建立的方法和項目十分相似，請參考上一部份。

用戶可在產品資料庫內的產品﹝第五頁：備註﹞選擇不同的部門及種類。即是將產品分為多個類別。

當發票或收貨單過賬到「應收或應付賬」時，單據內產品所屬的不同部門及種類會被拆分為多條不同賬項，每條賬項為一個部門或種類，這樣一張傳票便可包含多個不同的部門及種類。

在過賬的時候，如某張發票有附帶的項目及不同的部門或種類，系統也會自動分類入賬。

部門及種類同樣可在總賬內使用，並可與項目一同用於一個賬目裏。

組別﹝Class﹞

用戶須在使用前預先設定。建立的方法和項目十分相似，請參考上一部份。

用戶可將顧客或供應商分為不同的預設組別，當發票或收貨單過賬到「應收或應付賬」時，單據內產品所屬的不同組別會被拆分為多條不同賬項，每條賬項為一個組別，這樣一張傳票便可包含多個不同的組別。

總賬的保安設定和『金貿易』其他部份很相似，例如用戶可設定某職員是否可以進入某項功能、查閱資料、新增或修改資料等﹝請參閱有關的用戶手冊﹞。

總賬也額外提供另一種保安設定─“Properties賬目特性”，用戶可以設定每個賬目可以應用的地方。例如某職員只須要進入並能新增或修改應收賬及收入，用戶便可以設定賬目特性令那職員在應收賬及收入功能內只能看見某些指定的賬目

準備公司的會計賬目﹝Chart of Accounts﹞

開始使用『金貿易』的總賬前，用戶必須設立公司的會計賬目，及設定基礎賬目﹝Set_Basic.A/C﹞。用戶必須根據『金貿易』的限制或須要而增加或改變現有的會計架構。

首先是設立「Ledger.Group賬目類別」，方法如下：

按下工具尺的「Tables資料庫」、將游標移至「a.Account.Setup設定會計細節」、然後再移往「1.Ledger_Group賬目類別」再按鍵。

按下「New」按鈕

輸入組別名稱及選擇該組別的會計類別，如組別名稱為“流動資產”會計類別應用“Asset資產”。

如會計類別是“Revenue收入”，那這賬目必須選擇是屬於那項收入，即是“Gross.Profit毛利”或是“Other.Income其他收入”。

如會計類別是“Expense支出”，那這賬目必須選擇是屬於那項支出，即是“Operating.Expense支出”或是“General.Adm.Expense行政開支”。

請注意：賬目的會計類別是不能修改的，如選錯會計類別，用戶必須取消﹝無效Inactive﹞此賬目或作別的賬目使用。

如要修改組別名稱或收入及支出分類、可將游標移到想修改的賬目然後連按兩下滑鼠鍵﹝Double.Click﹞或先將游標移到想修改的賬目按一下再按「Update」鍵，在更改的視窗修改後便可按「Confirm」鍵確定。

用戶可瀏覽這視窗﹝即是新增及修改組別名稱﹞，看有沒有遺漏或錯誤，或查閱組別名稱所包含的普通賬目數目。

然後是設立「General.Ledger普通賬目」，這便是在會計架構裏的最低層次，方法如下：

按下工具尺的「Tables資料庫」、將游標移至「a.Account.Setup設定會計細節」、然後再移往「2.General.Ledger普通賬目」再按鍵。

按下「賬目檔案」視窗左下角的「New」按鈕。

輸入賬目的“代號”﹝Alias﹞；代號可以用數字、英文或中文，如銀行來往戶口用“HKB01”或“200100”或是“香港來往”均可。代號主要作輸入賬目時用，所以代號最好是簡短及易記。

輸入“名稱”﹝Name﹞；名稱是作顯示用，一般的報表會用來代表賬目﹝而不一定用代號﹞，如資產負責表及損益表等。

用戶可按「檢查重複」﹝Check.Duplicate﹞來檢查是否已有相同的賬目代號或名稱；系統只容許沒有重複的代號或名稱。

接著便是選擇“賬目類別”﹝A/C.Group﹞。請注意：賬目類別是不能修改的，如選錯會計類別，用戶必須取消﹝無效Inactive﹞此賬目或作別的賬目使用。

選擇此賬目的預設“貨幣”﹝Currency﹞；這只是一個預設值，每個賬目均可同時使用不同的貨幣。

如有須要可在“本年度開賬總數”﹝Opening.Balance﹞輸入此賬目帶下來的結存。用戶必須注意此結存﹝一旦儲存後﹞是不能修改的，所以用戶可考慮用下段介紹﹝總賬傳票﹞的方法、將先前的所有結存帶到『金貿易』裏。

用戶可將有關此賬目的絮事記在“記事”﹝Remark﹞作參考。

第一頁﹝General一般﹞的資料完成後，便可轉到第三頁的“Properties特性”﹝按下「 Properties特性」﹞。

用戶可以設定每個賬目可以應用的地方。例如某職員只須要使用﹝進入並能新增或修改﹞應收賬及收入傳票，用戶便可以設定賬目特性，令那職員在應收賬及收入傳票功能內能看見某些指定的賬目，而在其他功能內便不能找到那些賬目。

在此賬目會出現的功能加上“3 ”號。

如在“General.Voucher總賬”加上“3 ”號，這個賬目便可以再總賬傳票上出現；如沒有“3 ”號，在總賬傳票便不能找到這個賬目。

最後按下「Add」儲存檔案。

設定基礎賬目﹝Set Basic A/C﹞

由於『金貿易』容許用戶自定公司的賬目代號及名稱，系統便須設定一些特別的賬目來管理特別的賬項，如應收、應付等等。用戶必須注意，所有的“基礎賬目”必須填上適當的賬目，否則進入該有關的功能會發生錯誤。

基礎賬目主要是方便用戶不須為每個客戶及供應商要建立大量的賬目，而只須在某功能裏建立一個共用的便可，系統會處理每個客戶及供應商的獨立賬項。

須要設定的賬目及簡介：

Account Receivable 應收賬目	用戶不須要為每個客戶建立獨立的應收賬目，而只須要建立一個共用的應收賬目便可，在此選擇已設定的應收賬目，『金貿易』便會處理每個客戶的獨立賬項。系統只支援一個共用的應收賬目。
Account Payable 應付賬目	用戶不須要為每個供應商建立獨立的應付賬目，而只須要建立一個共用的應付賬目便可，在此選擇已設定的應付賬目，『金貿易』便會處理每個供應商的獨立賬項。系統只支援一個共用的應付賬目。
Sales Discount A/C 銷售折扣賬目	在此選擇公司的銷售折扣賬目，當用戶將發票過賬至應收賬時，發票內折扣欄的數目便會被存入此賬目。
Purchase Disc A/C 採購折扣賬目	在此選擇公司的採購折扣賬目；當用戶將收貨單過賬至應付賬時，收貨單內折扣欄的數目便會被存入此賬目。
Customer Deposit 客戶訂金賬目	選擇客戶訂金賬目，系統會分別處理每一個客戶所付的訂金。『金貿易』處理訂金的方法：首先在銷售合約的訂金欄輸入訂金金額，然後才建立一張訂金傳票﹝參考該銷售合約﹞。
Prepayment to Vendor 預繳給供應商賬目	選擇預繳給供應商賬目，系統會分別處理付給每一個供應商的預繳。『金貿易』處理預繳的方法：首先在採購單的訂金欄輸入預繳金額，然後才建立一張訂金傳票﹝參考該銷售合約﹞。
Unallocate Receive 預收款	如所收的款項﹝客戶所付的金額﹞多於某客戶所欠的款額時，用戶一樣可將該收款輸入系統，系統會將多收的差額存入此賬目，待日後再用來支付其他的應收款項。
Unallocate Payment 預繳款	如所付的款項多於尚欠某供應商的款額時，用戶一樣可將該付款輸入系統，系統會將多付的差額存入此賬目，待日後再用來付其他的應付款項。
Exchange Discrepancy 對換率差異賬目	如在收款或付款時，有匯率的偏差﹝經系統自動運算﹞，那偏差的數目便會被存入這個賬目。
Profit & Loss Account 損益賬目	選擇公司損益賬目；當進行週期完結時，系統會將該段週期內計算的損益數目存入此賬目。
Credit for Customer	為方便用戶在建立收款通知單時，還未知道該收款通知單是用來扣除那些發票，所以『金貿易』的收款通知單的製作方法便分成兩部份：先開收款通知單﹝先輸入借方Debit賬目﹞寄給客人，知道應扣除某張發票後，才開出收入傳票﹝再入貸方Credit賬目﹞；而在兩個步驟中所欠客戶﹝收款通知單﹞的數目便會存入此賬目。
Credit from Vendor	為方便用戶在建立付款通知單時，還未知道該付通知單是用來扣除那些收貨單，所以『金貿易』的付款通知單的製作方法便分成兩部份：先開付款通知單﹝先輸入貸方Credit賬目﹞寄給供應商，知道應扣除某張收貨單後，才開出傳票﹝再入借方Debit賬目﹞；而在兩個步驟中所多付給欠供應商﹝付款通知單﹞的數目便會存入此賬目。

按下工具尺的「Tables資料庫」、將游標移至「a.Account.Setup設定會計細節」、然後再移往「4.Set.Basic.A/C設定基礎賬目」再按鍵。請設定所有的選項﹝請勿重複使用賬目﹞，並輸入上一個財政年度的最後日子。

處理前系統賬目結餘

用戶如要將先前系統﹝或手賬﹞賬目結餘轉賬到『金貿易』裏，可用以下提供的方法。

根從上述方法建立會計賬目，並將所有的開賬總數設為零。
由於『金貿易』是以一個共用的賬目分及所有的客戶，另一個分給供應商，所以應收及應付賬的結餘不能直接輸入總賬傳票裏，而必須以應收或應付傳票過賬到某客戶或供應商的戶口去。

首先須設立兩個新的臨時賬目，用來暫時儲存應收及應付總數。例如：可用“TempAR”作為臨時應收總數，“TempAP”作為臨時應付總數。臨時賬目的賬目類別最好是和正常的一樣，即是“TempAR”屬於來往資產、“TempAP”屬於來往負債。

根據前系統賬目結餘建立一張總賬傳票，傳票的日期為上一財政年度的最後一天，除了應收及應付賬要轉移至臨時應收及應付賬外，將其他所有的賬目在『金貿易』重新輸入。例如下列的部份結餘要轉為：

	Debit	Credit
Account Receivables 應收		10,000
Account Payables 應付	5,000
Bank 001 匯豐銀行來往	2,000
Bank 002 中銀儲蓄	3,000
Customer Deposit 客戶訂金		1,000
Director Account 股東戶口		1,000

﹝前系統部份結餘﹞

	Debit	Credit
Account Receivables 應收		0
Account Payables 應付	0
TempAR 臨時應收		10,000
TempAP 臨時應付	5,000
Bank 001 匯豐銀行來往	2,000
Bank 002 中銀儲蓄	3,000
Customer Deposit 客戶訂金		1,000
Director Account 股東戶口		1,000

﹝總賬傳票輸入﹞

建立總賬傳票的步驟，請參考下一節。

前系統的所有未付清的發票必須以不用“Using.GT.Sales”﹝下圖視窗右上角綠色位﹞重新輸入『金貿易』﹝如何建立銷售傳票，請參閱下一節﹞。

用戶可以用：

每一張未付清的發票建立一張銷售傳票﹝傳票的日期和發票日期一樣﹞，這比較費時但能準確地將銀碼及到期日轉過來。

或每一個客戶建立一張銷售傳票﹝將每個客戶的總數放在一張傳票內，傳票的日期必須在上一年度的最後一天﹞。

接下來便是輸入過賬的賬戶，鍵入臨時應收賬代號﹝如“TempAR”﹞及儲存。

當以銷售傳票將所有未付凊的發票入賬後，應收賬目的總數便會等於先前系統應收賬目的總數，而臨時應收賬目也會變成零。

前系統的所有未付清的收貨單必須以不用“Using.GT.P.O.”﹝重新輸入『金貿易』﹝如何建立採購傳票，請參閱下一節﹞。

用戶可以用：

每一張未付清的收貨單建立一張採購傳票﹝傳票的日期和收貨日期一樣﹞，這比較費時但能準確地將銀碼及到期日轉過來。

或每一個供應商建立一張採購傳票﹝將每個供應商的總數放在一張傳票內，傳票的日期必須在上一年度的最後一天﹞。

接下來便是輸入過賬的賬戶，鍵入臨時應付賬代號﹝如“TempAP”﹞及儲存。

當以採購傳票將所有未付凊的收貨單入賬後，應付賬目的總數便會等如先前系統應付賬目的總數，而臨時應付賬目也會變成零。

用戶可用試算表﹝在工作à 總賬à 試算表﹞檢查賬目和金額與先前的是否有出入。如以上的程序全部完成，系統現時的所有賬目及金額必須和先前的吻合。如有出入，用戶必須查閱並修正。
最後的步驟是系統備份﹝在系統工具à 系統保養à 壓縮資料庫﹞及“進行週期完結”﹝在工作à 總賬à 進行週期完結﹞。週期完結後，便可開始輸入各項會計傳票及單據。

應收賬

『金貿易』將銷售運作及採購運作和會計賬分開處理。當部份的用戶正在開出今年的發票的同時，另外的用戶可以開出上年的銷售傳票，而兩者均不會互相影響；或是說，發出發票後，發票是不會自動過賬至應收賬的，過賬的時間或賬目是取決於負責會計部份的用戶。

過賬的方法有三種，包括：

由發票過賬

發出發票時，即時按下發票視窗左下方的「A/C」按鈕；系統會自動建立一張銷售傳票，並填上有關的發票及客戶詳情。

用戶只須輸入過賬的賬目代號﹝如“Sales”賬目﹞，然後按鍵盤的「Tab」鍵﹝如果所輸入的代號正確，按下「Tab」鍵後，該代號所對應的賬目名稱便會顯示在代號的下方；如用戶忘記了賬目代號，可直接按下左邊中下方綠色「A/C」按鈕尋找，或輸入代號字頭然後按「A/C」﹞，然後輸入過賬金額及按鍵盤的「Enter」鍵或視窗的「Input」按鈕﹝或按下「Auto.Bal」的黃色按鈕，讓系統計算過賬金額﹞。

用戶可在賬目名稱的右方﹝Ext﹞，輸入該賬目的簡短解釋，然後按「Input」按鈕。

除了銷售賬目，用戶如須要過賬到其他的賬目，如運費或保險費等等，可在輸入完銷售賬目，繼續輸入其餘的賬目及金額；用戶須注意借方和貸方金額必須平衡。

在視窗的下方，用戶如有須要，可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

直接建立銷售傳票

建立新的銷售傳票，按鍵為「工作à 應收賬à 銷售傳票」，在銷售傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張傳票的有關資料。

銷售傳票分為兩類：一是輸入﹝用『金貿易』開出的﹞發票編號，系統會將須要的資料從該發票抄到傳票上，用戶只須輸入過賬的賬目及金額便可。

另一種是除去視窗右上方綠色「using.GT.sales」的“3 ”號；用戶便可輸入其他系統發出的發票﹝如人手開的現沽單，前系統發出的發票﹞編號及其他資料。輸入的次序是：日期﹝按「Tab」鍵﹞，發票編號，發票編號，客戶別名，發票金額，到期日，然後便是過賬的賬目等，並按右下方的「Add」按鈕儲存。

位於右上方的「Reference參考」讓用戶輸入任何參考資料，例如：傳票用途、分析號碼等，方便用戶找尋及製作某些傳票報表。

用戶可使用右方黃色「Auto.Post」按鈕，讓系統根據客戶預設的入賬賬目、自動過賬。

在視窗的下方，用戶可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

自動過賬

使用自動過賬可減省大量人手工作，系統會將用戶所選的一系列發票過賬到指定的賬目。

用戶首先要查閱那些發票還未過賬，請按「工作à 應收賬à 尚未入賬之發票」，用戶可隨即﹝不輸入選項﹞按「Get」按鈕，系統會將所有尚未入賬之發票以每個客戶一組顯示出來。

如用戶不想用系統預設的排列，可輸入搜查的範圍，如某個客戶、日期或發票編號，用戶亦可以除去「Local.Totals」的“3 ”號、將發票﹝不依照客戶﹞順著日期序排列。

要選擇入賬的發票，可在尚未入賬之發票列表上，用滑鼠按下第一張要入賬的發票﹝會轉為藍色﹞，然後用視窗右邊的上下推動杆移到看見最後的一張要入賬的發票，按下﹝不要放手﹞鍵盤的「Shift」鍵，並同時按下最後的一張要入賬的發票﹝可以放下「Shift」﹞，這個時候、第一張至最後一張要入賬的發票都會變成藍色，接著可按視窗下方的「Auto.Post」按鈕，並輸入入賬的賬目代號﹝當某客戶沒有預設入賬的賬目時使用﹞，系統會將每一張發票過賬到所選的﹝或預設的﹞賬目。

在自動過賬時，系統會根據客戶的預設入賬的賬目代號、賬目的類別組別等、發票的項目套上這傳票裏。

請小心選擇入賬的賬目代號，因為這動作是不能還原的，入錯的賬目、必須每一張傳票逐一修改。

查詢銷售傳票及修改

請按「工作à 應收賬à 銷售傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Detail 詳情	查詢那一張傳票在詳情﹝「Invoice」之下方﹞欄內輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	客戶代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票、按「Print.Voucher」﹝須預先選擇要印出的﹞印出傳票等等。

用戶可以將滑鼠移到一張傳票的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張傳票，然後查閱或修改，或取消此張傳票﹝右上方的「Cancell取消」加上“3 ”號。

請用滑鼠或用「Tab」鍵移到要修改的位置、並修改。請注意，如傳票已有收款﹝有相關的收入傳票﹞，用戶不能修改該傳票上的發票﹝上部份﹞資料，但入賬的資料則可修改。

修改發票資料

按下右邊黃色「Clear.Entry」按鈕，清除發票資料，然後重新輸入正確的發票編號及修改其他事項。系統會根據發票的﹝本地﹞金額入賬到﹝在設定基礎賬目預設的﹞應收賬目，用戶不能改用別的賬目或更改此賬目的金額。

請注意，銷售傳票是根據發票的數字，例如：傳票日期是發票的送貨日期、傳票的對換率則跟隨發票的、傳票的到期日乃是送貨日期加上發票的數期等，但這些都可修改的；而所有會計的數據均依照傳票﹝不是發票﹞為準。

修改入賬資料

在視窗中間部份便是入賬的資料，用戶須要用滑鼠游標指作著要修改的賬項並連按兩下，該賬項的詳細資料會被顯示在視窗下方。

用戶接著可修改賬目、所用的貨幣及對換率、金額或簡述﹝Ext﹞、賬目組別等等，並按「Edit」按鈕確定；用戶可按「Auto.bal」讓系統自動平衡賬項；用戶亦可按「Delete」按鈕將整項賬目除去，或多加其他賬目。

用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都不會生效。

查閱收款及修改記錄

在取得傳票後，按下第二頁的「Settlement付款資料」，然後再按「Show」按鈕，有關這傳票的收款記錄會全被顯示出來。

按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

訂金傳票

訂金傳票有兩個入賬的方法，分別是從銷售合約﹝建立傳票﹞及直接建立傳票。

從銷售合約

如某張銷售合約須要客戶預先繳交訂金，用戶可將須付的金額輸入在銷售合約第三頁右下方﹝總金額之上﹞的「Deposit訂金」欄內，然後儲存這張合約，並立即取回及在「Deposit訂金」欄的右方空白處用滑鼠連按兩下，系統便會根據這張合約製作一張訂金傳票。

用戶只須輸入過賬的賬目代號﹝如“Cash”賬目﹞，然後按鍵盤的「Tab」鍵﹝如果所輸入的代號正確，按下「Tab」鍵後，該代號所對應的賬目名稱便會顯示在代號的下方；如用戶忘記了賬目代號，可直接按下左邊中下方綠色「A/C」按鈕尋找，或輸入代號字頭然後按「A/C」﹞，然後輸入過賬金額及按鍵盤的「Enter」鍵或視窗的「Input」按鈕﹝或按下「Auto.Bal」的黃色按鈕，讓系統計算過賬金額﹞。

用戶可在賬目名稱的右方﹝Ext﹞，輸入該賬目的簡短解釋，然後按「Input」按鈕。

如某張銷售合約須要客戶預先繳交訂金，但客戶還未清付訂金，那麼該張合約便不能出貨或轉為發票，這是為了確保要收到訂金後才可送貨。如客戶還未清付訂金，便不用建立訂金傳票。

直接建立訂金傳票

建立新的訂金傳票，按鍵為「工作à 應收賬à 訂金傳票」，在訂金傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張傳票的有關資料。

訂金傳票可分為兩類：一是輸入﹝用『金貿易』開出的﹞銷售合約編號，系統會將須要的資料從銷售合約抄到傳票上，用戶只須輸入過賬的賬目及金額便可。

另一種是除去視窗右上方綠色「using.GT.sales」的“3 ”號；用戶便可輸入其他系統發出的銷售合約﹝如人手開的訂金通知單，前系統所收的訂金﹞編號及其他資料。輸入的次序是：日期﹝按「Tab」鍵﹞，銷售合約編號，客戶別名，訂金金額，然後便是過賬的賬目等，並按右下方的「Add」按鈕儲存。

在視窗的下方，用戶如有須要，可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

查詢及修改訂金傳票

請按「工作à 應收賬à 訂金傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	客戶代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票、按「Print.Voucher」﹝須預先選擇要印出的﹞印出傳票等等，或取消此張傳票﹝右上方的「Cancell取消」加上“3 ”號。

用戶可以將滑鼠移到一張傳票的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張傳票，然後查閱或修改。

修改合約資料

按下右邊黃色「Clear.Entry」按鈕，清除合約資料，然後重新輸入正確的銷售合約編號及修改其他事項。系統會根據合約的訂金金額入賬到﹝在設定基礎賬目預設的﹞客戶訂金賬目，用戶不能改用別的賬目或更改此賬目的金額。

修改入賬資料

在視窗中間部份便是入賬的資料，用戶須要用滑鼠游標指作著要修改的賬項並連按兩下，該賬項的詳細資料會被顯示在視窗下方。

用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都不會生效。

查閱修改記錄

在取得傳票後，按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

尚未入賬之訂金

這個列表幫助用戶找出那些在銷售合約內定明須要收取訂金，但還沒有收到的合約。請按鍵「工作à 應收賬à 尚未入賬之訂金」，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Code﹝綠色﹞	客戶代號
Name 名稱	客戶名稱或名稱部份
Area 地區	客戶所屬的地區
Reference 參考	可從此欄查詢那一張合約右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Number 銷售合約號	找尋銷售合約的範圍

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票。用戶可以連按兩下滑鼠按鍵取出該張合約查閱或修改。

收款通知單

為方便用戶在建立收款通知單時，還未知道該收款通知單是用來扣除那些發票，仍可以開出收款通知單，『金貿易』的收款通知單的製作方法便分成兩部份：先開收款通知單﹝先輸入借方Debit賬目﹞寄給客人，知道應扣除某張發票後，才開出收入傳票﹝再入貸方Credit賬目﹞；而在兩個步驟中所欠客戶﹝收款通知單﹞的金額便會暫存在「Credit.for.Customer賬目」﹝在使用這功能前，用戶必須預先設立此基礎賬目﹞。

建立新的收款通知單，按鍵為「工作à 應收賬à 收款通知單」，在收款通知單視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張收款通知單的有關資料。

請按序輸入：有關此通知單的詳情﹝按「Tab」鍵﹞，客戶別名，通知單金額，然後便是過賬的賬目﹝如銷售折扣﹞等，並按右下方的「Add」按鈕儲存。

在視窗的下方，用戶如有須要，可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

查詢及修改收款通知單

請按「工作à 應收賬à 收款通知單列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在收款通知單內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在收款通知單內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在收款通知單內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此收款通知單的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張收款通知單右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	客戶代號
Post date 入數日期	收款通知單日期
Modified 最後更改	最後修改收款通知單的日期
Division/Category/Class/Project	取出在收款通知單內包含的賬目所屬的類別及組別

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的收款通知單列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票、按「Print.Voucher」﹝須預先選擇要印出的﹞印出收款通知單等等。

用戶可以將滑鼠移到一張收款通知單的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張收款通知單，然後查閱或修改。修改收款通知單的方法和修改其他的傳票非常相似，請參閱前一節。用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都會白費。

如須查看這張收款通知單是否已用來清付某一張銷售傳票﹝或發票﹞，可按入第二頁「Settlement付款資料」及按「Show」按鈕。

按入第三頁「History歷史」，則可可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

收入傳票

收到客人清付欠款﹝用現金、票據、收款通知單、預收款﹞時，便須要將收款的資料輸入系統裏。

建立新的收入傳票，按鍵為「工作à 應收賬à 收入傳票」，在收入傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張收入傳票的有關資料。

請按序輸入：日期﹝按「Tab」鍵﹞，客戶別名，票據編號及日期﹝如是用收款通知單來清付、須要選擇「Credit.Note」選項及輸入收款通知單編號，如是用以前多收的預收款來清付、則須選擇「Un.Allo」﹞，收到的金額及兌換率。

到了這裏，用戶須留意：如是用收款通知單來清付，這張傳票金額便是該張收款通知單的金額，並且不能修改；如是用以前多收的預收款來清付，系統便會自動計算該客戶累積的所有預收款，並轉為本地貨幣，這個金額亦不能修改。

收入傳票只可以用來清付相同貨幣的銷售傳票，例如港幣支票只可清付以港幣為貨幣的傳票。如須要用本地貨幣清付外幣傳票，用戶可在貨幣欄選擇該外幣，然後輸入同等外幣總金額。

一張收入傳票可用來輸入一項收款，如收到多項收款﹝例如多張支票﹞，便須要建立多張收入傳票。

接下來便是輸入清付的項目，請按第二頁「Item項目」，按下「Show.all.unsettle.document」按鈕，系統會顯示出此客戶所有和此傳票相同貨幣而未付清的銷售傳票，請用滑鼠連按兩下要清付的銷售傳票﹝或用滑鼠選出並按「Settle」按鈕﹞。一張收入傳票可用來清付多張銷售傳票。

選了清付的項目後，便可返回第一頁輸入過賬的賬目。系統會自動計算這張傳票的應收賬總金額，用戶只須輸入賬目代號。請注意：應收賬目及金額是不能修改的。

如果客戶付多了﹝當儲存此傳票時，系統會提醒用戶核對是否多收了﹞，系統自動將付多的存入預收款賬目。這些預收款可待日後用來清付其他應收款。請注意：預收款賬目及金額是不能修改的。

如果清付貨幣的兌換率，發生變化﹝即是銷售合約和收入傳票的兌換率﹞，相差的金額便會自動存入兌換率差異賬目。系統自動計算出來的金額是不能修改的，但用戶可加入另一項兌換率差異賬目，用來增加或減少實際的兌換率。

最後請按右下方的「Add」按鈕儲存。

支付負數發票及交還多收的預收款

步驟：

將負數的發票過賬到銷售傳票，做出負數的銷售傳票。

建立一張收入傳票﹝金額設為零﹞，在第二頁加入那張負數銷售傳票，儲存時會變為預收款。

再建立一張收入傳票，選擇「Un.allo」，在賬目欄輸入繳付的賬目﹝如支票賬目﹞；用戶便可用該賬目支付及客戶。

查詢及修改收入傳票

請按「工作à 應收賬à 收入傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	客戶代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

用戶可以將滑鼠移到一張傳票的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張傳票，然後查閱或修改。請用滑鼠或用「Tab」鍵移到要修改的位置、並修改，或取消此張傳票﹝右上方的「Cancell取消」加上“3 ”號。

查閱清付項目及修改記錄

在取得傳票後，按下第二頁的「Item項目」，有關這傳票清付的項目記錄會全被顯示出來。

如要修改，可用滑鼠選擇須要刪減項目，然後按「Unmark」﹝項目會轉為紅色﹞刪除；或按「Show.all.unsettle.document」按鈕，選擇加入的項目。請緊記按「Update」按鈕儲存

按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

對數賬目

系統不會自動處理對數賬目，但用戶﹝可用人手處理﹞可為某些客戶而同時亦是供應商、設立對數賬目﹝每個客戶/供應商一個或全部用一個﹞；當收款時，收入傳票過賬的賬目便是用那對數賬目，而當付款時，支出傳票過賬的賬目亦是那對數賬目，用戶須檢查那對數賬目，以確定結餘。

應收變成壞賬

步驟是建立一張收入傳票，選擇﹝第二頁：項目﹞該張變成壞賬的銷售傳票，將此傳票過賬到﹝正常的是資產賬目，但這便是﹞壞賬賬目。

尚欠之收入

這個列表幫助用戶、快速地找出那些在銷售傳票還有餘款未收，及將所有的應收款，以每一個客戶一組，計算出來。請按鍵「工作à 應收賬à 尚欠之收入」，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Code﹝綠色﹞	客戶代號
Name 名稱	客戶名稱或名稱部份
Area 地區	客戶所屬的地區
Reference 參考	可從此欄查詢那一張銷售傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Number 銷售合約號	找尋銷售傳票的範圍

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票。用戶可以連按兩下滑鼠按鍵取出該張銷售傳票查閱或修改。

客戶月結

製作客戶的月結單，或查閱每個及全部客戶的逾期收款狀況，可按鍵「工作à 應收賬à 客戶月結」。由於此功能所須的時間比較長﹝系統須搜尋大量資料﹞，如非必要，請輸入搜查條件，以縮短等待時間。

Code﹝綠色﹞	客戶代號
Name 名稱	客戶名稱或名稱部份
Year 年份	選擇查閱的年份
Month 月份	選擇查閱的月份
Print B/F Detail 列印上月帶數詳情	在月結單內列印上月及分以前帶下來的詳情。
Remark 備註	在此輸入的文字會被印在月結單的下部份

用戶當然可以留空選項而按「Get」按鈕，取出所有客戶的應收總數、及逾期30，60，90及超過90天的金額。或輸入一個客戶的代號尋找，只看一個客戶的狀況。

如要查閱或列印某個客戶的月結單，可以用滑鼠選出那客戶，然後再按「Statement」；如果用滑鼠選了一系列的客戶﹝即是用滑鼠選了第一個客戶，拉動右邊的上下推動桿至最後一個客戶，然後同時按下鍵盤的「Shift」及用滑鼠選最後一個客戶﹞，便可一次過印出所選客戶的月結單。

如客戶有收款通知單或預收款﹝還未使用的﹞餘額，餘額總數會被印在月結單內下方。

視窗下方的黃色按鈕可以用來印出不同的格式，如印灰色底格﹝Grey.Box﹞、轉為中文﹝中文列印﹞、加入間線﹝Lines﹞及加上公司抬頭﹝LH﹞。

應付賬

『金貿易』應付賬的運作和應收賬非常相似，用戶可參考上部。

『金貿易』將銷售運作及採購運作和會計賬分開處理。當部份的用戶正在開出今年的收貨單的同時，另外的用戶可以開出上年的採購傳票，而兩者均不會互相影響；或是說，發出收貨單後，收貨單是不會自動過賬至應付賬的，過賬的時間或賬目是取決於負責會計部份的用戶。

過賬的方法有三種，包括：

由收貨單過賬

發出收貨單時，即時按下收貨單視窗左下方的「A/C」按鈕；系統會自動建立一張採購傳票，並填上有關的收貨單及供應商詳情。

用戶只須輸入過賬的賬目代號﹝如“Purchase”賬目﹞，然後按鍵盤的「Tab」鍵﹝如果所輸入的代號正確，按下「Tab」鍵後，該代號所對應的賬目名稱便會顯示在代號的下方；如用戶忘記了賬目代號，可直接按下左邊中下方綠色「A/C」按鈕尋找，或輸入代號字頭然後按「A/C」﹞，然後輸入過賬金額及按鍵盤的「Enter」鍵或視窗的「Input」按鈕﹝或按下「Auto.Bal」的黃色按鈕，讓系統計算過賬金額﹞。

用戶可在賬目名稱的右方﹝Ext﹞，輸入該賬目的簡短解釋，然後按「Input」按鈕。

除了採購賬目，用戶如須要過賬到其他的賬目，如運費或保險費等等，可在輸入完採購賬目，繼續輸入其餘的賬目及金額；用戶須注意借方和貸方金額必須平衡。

在視窗的下方，用戶如有須要，可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

直接建立採購傳票

建立新的採購傳票，按鍵為「工作à 應付賬à 採購傳票」，在採購傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張傳票的有關資料。

採購傳票分為兩類：一是輸入﹝用『金貿易』開出的﹞收貨單編號，系統會將須要的資料從該收貨單抄到傳票上，用戶只須輸入過賬的賬目及金額便可。

另一種是除去視窗右上方綠色「using.GT.P.O.」的“3 ”號；用戶便可輸入其他系統發出的收貨單﹝如人手開的現沽單，前系統發出的收貨單﹞編號及其他資料。輸入的次序是：日期﹝按「Tab」鍵﹞，收貨單編號，收貨單編號，供應商別名，收貨單金額，到期日，然後便是過賬的賬目等，並按右下方的「Add」按鈕儲存。

位於右上方的「Reference參考」讓用戶輸入任何參考資料，例如：傳票用途、分析號碼等，方便用戶找尋及製作某些傳票報表。

用戶可使用右方黃色「Auto.Post」按鈕，讓系統根據供應商預設的入賬賬目、自動過賬。

在視窗的下方，用戶可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

自動過賬

使用自動過賬可減省大量人手工作，系統會將用戶所選的一系列收貨單過賬到指定的賬目。

用戶首先要查閱那些收貨單還未過賬，請按「工作à 應付賬à 尚未入賬之採購」，用戶可隨即﹝不輸入選項﹞按「Get」按鈕，系統會將所有尚未入賬之收貨單以每個供應商一組顯示出來。

如用戶不想用系統預設的排列，可輸入搜查的範圍，如某個供應商、日期或收貨單編號，用戶亦可以除去「Local.Totals」的“3 ”號、將收貨單﹝不依照供應商﹞順著日期序排列。

要選擇入賬的收貨單，可在尚未入賬之採購列表上，用滑鼠按下第一張要入賬的收貨單﹝會轉為藍色﹞，然後用視窗右邊的上下推動杆移到看見最後的一張要入賬的收貨單，按下﹝不要放手﹞鍵盤的「Shift」鍵，並同時按下最後的一張要入賬的收貨單﹝可以放下「Shift」﹞，這個時候、第一張至最後一張要入賬的收貨單都會變成藍色，接著可按視窗下方的「Auto.Post」按鈕，並輸入入賬的賬目代號﹝當某供應商沒有預設入賬的賬目時使用﹞，系統會將每一張收貨單過賬到所選的﹝或預設的﹞賬目。

在自動過賬時，系統會根據供應商的預設入賬的賬目代號、賬目的類別組別等、收貨單的項目套上這傳票裏。

請小心選擇入賬的賬目代號，因為這動作是不能還原的，入錯的賬目、必須每一張傳票逐一修改。

查詢採購傳票及修改

請按「工作à 應付賬à 採購傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Detail 詳情	查詢那一張傳票在詳情﹝「Stock.Receive.Note」之下方﹞欄內輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	供應商代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

請用滑鼠或用「Tab」鍵移到要修改的位置、並修改。請注意，如傳票已有付款﹝有相關的支出傳票﹞，用戶不能修改該傳票上的收貨單﹝上部份﹞資料，但入賬的資料則可修改。

修改收貨單資料

按下右邊黃色「Clear.Entry」按鈕，清除收貨單資料，然後重新輸入正確的收貨單編號及修改其他事項。系統會根據收貨單的﹝本地﹞金額入賬到﹝在設定基礎賬目預設的﹞應付賬目，用戶不能改用別的賬目或更改此賬目的金額。

請注意，採購傳票是根據收貨單的數字，例如：傳票日期是收貨單的收貨日期、傳票的對換率則跟隨收貨單的、傳票的到期日乃是收貨日期加上收貨單的數期等，但這些都可修改的；而所有會計的數據均依照傳票﹝不是收貨單﹞為準。

修改入賬資料

在視窗中間部份便是入賬的資料，用戶須要用滑鼠游標指作著要修改的賬項並連按兩下，該賬項的詳細資料會被顯示在視窗下方。

用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都不會生效。

查閱付款及修改記錄

在取得傳票後，按下第二頁的「Settlement付款資料」，然後再按「Show」按鈕，有關這傳票的付款記錄會全被顯示出來。

按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

按金傳票

按金傳票有兩個入賬的方法，分別是從採購單﹝建立傳票﹞及直接建立傳票。

從採購單

如某張採購單須要預先繳交按金，用戶可將須支付的金額輸入在採購單第三頁右下方﹝總金額之上﹞的「Deposit訂金」欄內，然後儲存這張採購單，並立即取回及在「Deposit訂金」欄的右方空白處用滑鼠連按兩下，系統便會根據這張採購單製作一張按金傳票。

用戶可在賬目名稱的右方﹝Ext﹞，輸入該賬目的簡短解釋，然後按「Input」按鈕。

如某張採購單須要預先繳交按金，但還未清付給供應商，那麼該張採購單便不能收貨或轉為收貨單。如未清付按金給供應商，便不用建立按金傳票。

直接建立按金傳票

建立新的按金傳票，按鍵為「工作à 應付賬à 按金傳票」，在按金傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張傳票的有關資料。

按金傳票可分為兩類：一是輸入﹝用『金貿易』開出的﹞採購單編號，系統會將須要的資料從採購單抄到傳票上，用戶只須輸入過賬的賬目及金額便可。

另一種是除去視窗右上方綠色「using.GT.P.O.」的“3 ”號；用戶便可輸入其他系統發出的採購單﹝如人手開的按訂金單，前系統所付的按金﹞編號及其他資料。輸入的次序是：日期﹝按「Tab」鍵﹞，採購單編號，供應商別名，按金金額，然後便是過賬的賬目等，並按右下方的「Add」按鈕儲存。

在視窗的下方，用戶如有須要，可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

查詢及修改按金傳票

請按「工作à 應付賬à 按金傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	供應商代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

用戶可以將滑鼠移到一張傳票的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張傳票，然後查閱或修改。

修改採購單資料

按下右邊黃色「Clear.Entry」按鈕，清除採購單，然後重新輸入正確的採購單編號及修改其他事項。系統會根據採購單的按金金額入賬到﹝在設定基礎賬目預設的﹞供應商按訂金賬目，用戶不能改用別的賬目或更改此賬目的金額。

修改入賬資料

在視窗中間部份便是入賬的資料，用戶須要用滑鼠游標指作著要修改的賬項並連按兩下，該賬項的詳細資料會被顯示在視窗下方。

用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都不會生效。

查閱修改記錄

在取得傳票後，按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

尚未入賬之按金

這個列表幫助用戶找出那些在採購單內定明須要預付按金，但還沒有支付的。請按鍵「工作à 應付賬à 尚未入賬之按金」，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Code﹝綠色﹞	供應商代號
Name 名稱	供應商名稱或名稱部份
Area 地區	供應商所屬的地區
Reference 參考	可從此欄查詢那一張合約右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Number 採購單號	找尋採購單的範圍

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票。用戶可以連按兩下滑鼠按鍵取出該張採購單查閱或修改。

付款通知單

為方便用戶在建立付款通知單時，還未知道該付款通知單是用來扣除那些收貨單，仍可以開出付款通知單，『金貿易』的付款通知單的製作方法便分成兩部份：先開付款通知單﹝先輸入貸方Credit賬目﹞寄給供應商，知道應扣除某張收貨單後，才開出支出傳票﹝再入借方Debit賬目﹞；而在兩個步驟中須要扣除供應商﹝付款通知單﹞的金額便會暫存在「Credit.from.Vendor賬目」﹝在使用這功能前，用戶必須預先設立此基礎賬目﹞。

建立新的付款通知單，按鍵為「工作à 應付賬à 付款通知單」，在付款通知單視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張付款通知單的有關資料。

請按序輸入：有關此通知單的詳情﹝按「Tab」鍵﹞，供應商別名，通知單金額，然後便是過賬的賬目﹝如採購單折扣﹞等，並按右下方的「Add」按鈕儲存。

在視窗的下方，用戶如有須要，可選擇某一賬目的部門、類別、組別或項目。

查詢及修改付款通知單

請按「工作à 應付賬à 付款通知單列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在付款通知單內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在付款通知單內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在付款通知單內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此付款通知單的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張付款通知單右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	供應商代號
Post date 入數日期	付款通知單日期
Modified 最後更改	最後修改付款通知單的日期
Division/Category/Class/Project	取出在付款通知單內包含的賬目所屬的類別及組別

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的付款通知單列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票、按「Print.Voucher」﹝須預先選擇要印出的﹞印出付款通知單等等。

用戶可以將滑鼠移到一張收付通知單的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張付款通知單，然後查閱或修改。修改付款通知單的方法和修改其他的傳票非常相似，請參閱前一節。用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都會白費。

如須查看這張付款通知單是否已用來清付某一張採購傳票﹝或收貨單﹞，可按入第二頁「Settlement付款資料」及按「Show」按鈕。

按入第三頁「History歷史」，則可可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

支出傳票

支付供應商的欠款﹝用現金、票據、付款通知單、預繳款﹞時，便須要將付款的資料輸入系統裏。

建立新的支出傳票，按鍵為「工作à 應付賬à 支出傳票」，在支出傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張支出傳票的有關資料。

請按序輸入：日期﹝按「Tab」鍵﹞，供應商別名，票據編號及日期﹝如是用付款通知單來清付、須要選擇「Debit.Note」選項及輸入付款通知單編號，如是用以前多付的預繳款來清付、則須選擇「Un.Allo」﹞，支付的金額及兌換率。

到了這裏，用戶須留意：如是用付款通知單來清付，這張傳票金額便是該張付款通知單的金額，並且不能修改；如是用以前多付的預繳款來清付，系統便會自動計算累積給該供應商的所有預繳款，並轉為本地貨幣，這個金額亦不能修改。

支出傳票只可以用來清付相同貨幣的採購傳票，例如港幣支票只可清付以港幣為貨幣的傳票。如須要用本地貨幣清付外幣傳票，用戶可在貨幣欄選擇該外幣，然後輸入同等外幣總金額。

一張支出傳票可用來輸入一項付款，如支出多項付款﹝例如多張支票﹞，便須要建立多張支出傳票。

接下來便是輸入清付的項目，請按第二頁「Item項目」，按下「Show.all.unsettle.document」按鈕，系統會顯示出此供應商所有和此傳票相同貨幣而未付清的採購傳票，請用滑鼠連按兩下要清付的採購傳票﹝或用滑鼠選出並按「Settle」按鈕﹞。一張支出傳票可用來清付多張採購傳票。

選了清付的項目後，便可返回第一頁輸入過賬的賬目。系統會自動計算這張傳票的應付賬總金額，用戶只須輸入賬目代號。請注意：應付賬目及金額是不能修改的。

如果付多了給供應商﹝當儲存此傳票時，系統會提醒用戶核對是否多付了﹞，系統自動將付多的存入預繳款賬目。這些預繳款可待日後用來清付其他應付款。請注意：預繳款賬目及金額是不能修改的。

如果清付貨幣的兌換率，發生變化﹝即是採購單和支出傳票的兌換率﹞，相差的金額便會自動存入兌換率差異賬目。系統自動計算出來的金額是不能修改的，但用戶可加入另一項兌換率差異賬目，用來增加或減少實際的兌換率。

最後請按右下方的「Add」按鈕儲存。

收取負數收貨單及追回多付的預繳款

步驟：

將負數的收貨單過賬到採購傳票，做出負數的採購傳票。

建立一張支出傳票﹝金額設為零﹞，在第二頁加入那張負數採購傳票，儲存時會變為預繳款。

再建立一張支出入傳票，選擇「Un.allo」，在賬目欄輸入收入的賬目﹝如支票賬目﹞；用戶便可用該賬目輸入預繳款。

對數賬目

查詢及修改支出傳票

請按「工作à 應付賬à 支出傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Code﹝綠色﹞	供應商代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

查閱清付項目及修改記錄

在取得傳票後，按下第二頁的「Item項目」，有關這傳票清付的項目記錄會被顯示出來。

如要修改，可用滑鼠選擇須要刪減項目，然後按「Unmark」﹝項目會轉為紅色﹞刪除；或按「Show.all.unsettle.document」按鈕，選擇加入的項目。請緊記按「Update」按鈕儲存。

按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

尚欠之支出

這個列表幫助用戶、快速地找出那些在採購傳票還有餘款未付，及將所有的應付款，以每一個供應商一組，計算出來。請按鍵「工作à 應付賬à 尚欠之支出」，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Code﹝綠色﹞	供應商代號
Name 名稱	供應商名稱或名稱部份
Area 地區	供應商所屬的地區
Reference 參考	可從此欄查詢那一張採購傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Number 採購單號	找尋採購傳票的範圍

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票。用戶可以連按兩下滑鼠按鍵取出該張採購傳票查閱或修改。

供應商月結

製作供應商的月結單，或查閱每個及全部逾期付款給供應商的狀況，可按鍵「工作à 應付賬à 供應商月結」。由於此功能所須的時間比較長﹝系統須搜尋大量資料﹞，如非必要，請輸入搜查條件，以縮短等待時間。

Code﹝綠色﹞	供應商代號
Name 名稱	供應商名稱或名稱部份
Year 年份	選擇查閱的年份
Month 月份	選擇查閱的月份
Print B/F Detail 列印上月帶數詳情	在月結單內列印上月及分以前帶下來的詳情。
Remark 備註	在此輸入的文字會被印在月結單的下部份

用戶當然可以留空選項而按「Get」按鈕，取出所有應付給供應商的總數、及逾期30，60，90及超過90天的金額。或輸入一個供應商的代號尋找，只看一個供應商的狀況。

如要查閱或列印某個供應商的月結單，可以用滑鼠選出那供應商，然後再按「Statement」；如果用滑鼠選了一系列的供應商﹝即是用滑鼠選了第一個供應商，拉動右邊的上下推動桿至最後一個供應商，然後同時按下鍵盤的「Shift」及用滑鼠選最後一個供應商﹞，便可一次過印出所選供應商的月結單。

如供應商有付款通知單或預繳款﹝還未使用的﹞餘額，餘額總數會被印在月結單內下方。

視窗下方的黃色按鈕可以用來印出不同的格式，如印灰色底格﹝Grey.Box﹞、轉為中文﹝中文列印﹞、加入間線﹝Lines﹞及加上公司抬頭﹝LH﹞。

總賬及其他

總賬傳票

總賬傳票主要是處理賬目之間的轉賬、特別的賬目運作及應收及應付功能不能處理的項目等。例如特殊收入、日常支出、薪酬、新添置的資產及貶值、系統年結、調整賬目等等。

注意：請緊記、不可﹝盡量不好﹞在總賬傳票使用系統的基礎賬目﹝在設定基礎賬目內使用的賬目﹞。因系統會自動處理所有的基礎賬目，而每個基礎賬目均和客戶或供應商有連係，在總賬傳票輸入的賬目是沒有這連係的，並且會令客戶或供應商的應收或應付賬﹝客戶或供應商月結單﹞和普通賬目出現兩個不同的結餘。

建立總賬傳票，按鍵為「工作à 總賬à 總賬傳票」，在總賬傳票視窗左下方按下「New」按鈕，便可開始輸入這張總賬傳票的有關資料。

請按序輸入：傳票內容﹝按「Tab」鍵﹞，輸入賬目代號﹝如“銀行來往”賬目﹞，然後按鍵盤的「Tab」鍵﹝如果所輸入的代號正確，按下「Tab」鍵後，該代號所對應的賬目名稱便會顯示在代號的下方；如用戶忘記了賬目代號，可直接按下左邊中下方綠色「A/C」按鈕尋找，或輸入代號字頭然後按「A/C」﹞，然後輸入過賬金額及按鍵盤的「Enter」鍵或視窗的「Input」按鈕﹝或按下「Auto.Bal」的黃色按鈕，讓系統計算過賬金額﹞。

用戶可在賬目名稱的右方﹝Ext﹞，輸入該賬目的簡短解釋，然後按「Input」按鈕。

輸入了一行的資料後，便可繼續輸入第二行，直至將所有項目輸入完畢﹝項目的數量基本上是沒有限制的﹞。

最後，當借方和貸方金額平衡時，便可按右下方的「Add」按鈕儲存。

查詢及修改總賬傳票

請按「工作à 總賬à 總賬傳票列表」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶

請用滑鼠或用「Tab」鍵移到要修改的位置、並修改。

修改入賬資料

在視窗中間部份便是入賬的資料，用戶須要用滑鼠游標指作著要修改的賬項並連按兩下，該賬項的詳細資料會被顯示在視窗下方。

用戶緊記要按「Update」按鈕儲存，否則所有的修改都不會生效。

查閱付款及修改記錄

在取得傳票後，按下第三頁的「History歷史」，然後按「Get.History」按鈕，便可查閱這張傳票的所有修改記錄﹝包括日期、動作、經手人及詳情等﹞。

審核賬目

這是提供一個多樣化的搜查功能，方便用戶能快捷地翻查過往在系統全部的賬項。例如翻查某個會計組別的所有賬項紀錄，編制某個月內某客戶的所有賬項紀錄等。

請按「工作à 總賬à 審核賬目」開啟查詢列表，用戶可按照須要輸入查詢範圍，包括：

Alias 代號	在傳票內包含的一般會計賬目代號﹝或部份字毋﹞
Code 號碼	一般會計賬目系統編碼
Name 名稱	一般會計賬目名稱﹝或部份字毋﹞
A/C Type 會計類別	在傳票內包含的一般會計會計類別
A/C Group 賬目類別	在傳票內包含的一般會計賬目類別
Handler 經手人	最後修改此傳票的用戶
Reference 參考	可從此欄查詢那一張傳票右上方的「Reference」輸入了相符的文字
Detail 詳情	查詢那一張傳票在詳情輸入了相符的文字
Media 票據號碼	收或付款傳票上的票據號碼
Code﹝綠色﹞	選擇客戶或供應商然後輸入代號
Post date 入數日期	傳票日期
Modified 最後更改	最後修改傳票的日期
Division/Category/Class/Project	取出在傳票內包含的賬目所屬的類別及組別

輸入查詢範圍後即可按「Get」按鈕，系統將所有符合查詢條件的傳票列出來，用戶可按「Columns」除去或添加某項資料欄、按「Sorting」排列傳票。

用戶可以將滑鼠移到一張傳票的位置，並連續按兩下滑鼠鍵，便可打開該張傳票，然後查閱或修改。修改各樣傳票的方法，請參閱上部。

試算表

提供一個即時查核賬目結餘的工具。按下「Get」按鈕，系統會立即顯示即時所有的賬目結餘，用戶可以將滑鼠移到其中一個賬目，並連續按兩下滑鼠鍵，便可查閱該賬目的設定及賬項。

請按「工作à 總賬à 試算表」開啟查詢列表。如須查核某日子的試算表，可在列表的右上方輸入日期才按「Get」按鈕。如須列印試算表，可在上方輸入這表的標題然後才按「Print」按鈕。

請注意：試算表是以本地貨幣為基準，所有的外幣都會根據入賬傳票的兌換率轉為本地貨幣顯示。

試算表也可以測試系統有否出錯，如借方和貸方不是相等，那麼用戶便要小心檢查是那張﹝或多張﹞傳票出錯，或是資料庫發生問題，須尋求支援。

進行週期完結

『金貿易』沒有規定週期完結的時限，用戶可因應公司的須要而進行週期完結。用戶可每個月做一次，第一次相隔十八個月然後相隔十二個月，甚至永遠不做週期完結；系統也會計算出損益表及資產負債表，但在顯示某些報表的時間會較長。

進行週期完結前，用戶必須檢查是否有：

確定所有賬項正確，請複檢日期範圍，核對銀行月結單等等。

列印週期完結前的試算表。

執行系統保養並備份系統資料庫。

然後請按「工作à 總賬à 進行週期完結」開啟週期完結功能，請輸入正確日期及按確定。

系統的步驟

進行週期完結時，系統會自動執行：

計算所有的收入及開支賬目，將淨收益存入系統設定的損益賬目，而同時將所有的收入及開支賬目設成零，並用一張總賬傳票儲存。

計算所有客戶及供應商的結存。

計算其他賬目的結存。

加入保護，令一般用戶不能修改週期完結前的賬項。

修改週期完結前的賬項

週期完結後，用戶如有確定的須要，仍可以修改週期完結前的賬項。

在修改前，用戶必須執行系統保養並備份系統資料庫，修改的步驟為：

取出上一次週期完結的總賬傳票，用戶可用總賬傳票列表並在詳情欄輸入「closing」尋找。

取消該張總賬傳票及按「Update」儲存。

修改上一次週期完結前的賬項。

再進行週期完結，請注意這次週期完結的日期必須和取消的那張一樣。

繼續週期完結的正常操作。

損益表及資產負債表

用戶可以隨時計算及列印出損益表及資產負債表，就算沒有做週期完結也可。用戶亦可以計算過往﹝上次週期完結後﹞的損益表及資產負債表。

請按「工作à 總賬à 損益表」開啟，然後選擇月份，如須查閱某會計組別、可選一個或多個組合，按「Get」按鈕。系統自動顯示損益表的預覽；如須要修改格式，可以取消返回借列表，然後按「Columns」取消不要的欄位；或按「Preview.B/S」印出該月份的資產負債表。

請注意：試算表是以本地貨幣為基準，所有的外幣都會根據入賬傳票的兌換率轉為本地貨幣顯示。

須要查閱過往的資產負債表，可按「工作à 總賬à 資產負債表」，選擇週期完結日期，然後按「Print」列印。