GoldTrade Manual chapter 0

金貿易
序
	『金貿易』是一套為中小型企業設計的綜合系統。『金貿易』將貴公司的資料，包括顧客、供應商、產品及其他有關數據集合在一個資料庫內，使你容易編製及查詢一般公司文件，藉以改善工作質素及效率。『金貿易』的功能全面、覆蓋一般中小型公司基本的工序如市場推廣、銷售、採購、貨存、生產、會計及管理等，令用戶能輕鬆地完成繁複的日常工作。『金貿易』可以在一部獨立的電腦或多部網絡電腦上使用。使用者也可以利用數據機進行搖距操作，加入、修改或查詢資料。『金貿易』的其中一項特點是容易使用，這包括視窗外觀、工具列、快速鍵及可以同時容納多個視窗等；這精心設計，就連不熟悉電腦的使用者，都能夠在短時間內掌握。『金貿易』還包括處理影像、條紋碼、不同國家貨幣兌換、多間貨倉、顧客信貸額、計算售貨員佣金、銷量及成本資料、未完成合約提示、使用者自定保安設定等等。此外，『金貿易』還有很多強大的功能等待你去發掘！
1. 金貿易的結構
	『金貿易』系統將公司的資料分成兩類：靜態：資料庫資料庫儲存著公司所有背景資料，例如系統設定、顧客、供應商、產品、單位、付款方式、貨幣兌換、標題/註腳及其他有關的資料。用戶可以隨時更新、存取及查詢。動態：文件這裏儲存了公司所有的文件，如報價單、合約、發票、採購單、收貨單、應收帳款、客戶月結單及保安設定。用戶可以隨時更新、存取及查詢。大部份的列表及文件都能輸出 (Export) 至「Excel」, 「Word」及「PDF」格式。
2. 報告表
	資料查詢大部份的資料庫及文件均附設搜尋查詢功能﹝或稱為列表﹞；在列表的上部份可輸入一個或多個查詢範圍、然後按鍵搜尋。可搜尋的部份包括客戶、供應商、產品、報價單、合約、發票、採購單、收貨單等等；至於查詢範圍則視乎查詢的項目，如查詢客戶可用部份名稱及電話，報價單可用客戶、產品、日期等。未完成合約列表及送貨時間表列出那些客戶已確認但你還未送貨的訂單，你可跟據這列表安排送貨時間或檢查逾期的未送合約。採購也有相同功能助你追查過期未完成的採購單。物料需求預測幫助你預先安排合約的出貨及採購到貨的時間表，你也可以更改這些時間以配合買賣雙方各樣因數，及減少存貨總值。銷售合約與採購單配對你可選擇銷售合約內的產品是由貨倉﹝存貨﹞提供或須要發出採購單訂貨，系統可因應這提示你那些合約需要發出採購單。這功能也可以幫助你查閱某採購單﹝收貨單﹞內的貨品要分給那張銷售合約。應收帳及月結單『金貿易』的簡易會計自動將發票帶去應收帳裏，你只須每日按下應收帳便可瀏覽即時某個客戶應收總額﹝以及瀏覽或列印詳細月結單﹞及全數應收總額。存貨產品月報表當你發出或更改發票、收貨單、貨單檔案(﹝轉倉﹞等時，系統會記錄所有存貨的變更。你可隨時查閱某些產品某月的開倉數量、出入記錄及月底結存量，這報表還包括產品的出入及總貨值。成本偏差列表基於貨物的來價浮動不定，產品的價格亦需要不時進行調整。『金貿易』能為你找出那些來價有變動的產品。根據你預設的毛利率，重新計算出產品應有的價格。產品供應商列表將供應商報給你的各樣來價儲存起來待日後查詢。客戶/供應商產品價格列表在一張表格上瀏覽不同產品給多個客戶的價格，這方便查閱及厘定新價格，採購則可同時瀏覽不同供應商的來價。銷量(顧客，產品) 查詢不同組合的銷量資料。你可以根據地區、產品類別、客戶、營業員及月份等等，找出銷售金額及數量、營業員的表現及產品的銷量。佣金計算每個營業員的佣金及未來可收佣金。
3. 系統工具
	系統保養讓你修理及重新整理資料庫。系統保養工具包括：整個資料庫的備份、重新整理及壓縮。我們建議你每天都執行一次以保持最佳的效率及可靠性。系統保安你可自己安排保安設定。系統保安是由兩個類別組成的：用戶及群組。用戶代表個別的使用者，只有在用戶記錄裏有戶籍的人才可以登入，每個用戶可設成屬於某個或多個群組。群組則控制著使用者的權限(例如：採購員群組可以有權去建立採購單，但沒有閱覽顧客資料的權限)。除此之外，『金貿易』所建立的資料庫由密碼保護著，即使你的資料庫被整個盜走，貴公司的資料也不容易外洩。
4. 使用金貿易
	使用『金貿易』首先必須把貴公司的資料，如系統、顧客、供應商、產品、貨倉、產品類別、單位、付款方式、貨幣兌換、標題/註腳等，輸入系統內。如有需要管理貨倉產品數量，你必須先點算存貨數量，輸入數字後才可開始製作單據了。除了使用使用滑鼠，還可以使用鍵盤來控制下拉式功能表、大部份的按鈕及輸入欄均。